Der wahre Kampf um die Büroarbeit mit KI

Zusammenfassung der Kerninhalte

Die intelligente Büroarbeit hat sich von einer Phase mit Chatbots, die nur auf Fragen und Antworten basierten, zu einer Phase entwickelt, in der „digitale Kollegen“ selbstständig Aufgaben ausführen können. Der wahre Wettbewerb besteht jedoch nicht darin, zu sehen, wessen KI am klügsten ist, sondern darin, wer es Unternehmen ermöglichen kann, Daten, Berechtigungen und Verantwortlichkeiten ohne Bedenken an digitale Systeme zu übertragen. Große Unternehmen verfügen über unterschiedliche Vorteile: Tencent setzt auf die Vernetzung seiner Dienste, ByteDance auf den Kontext der Arbeitsabläufe und Alibaba auf umfassende Technologie. Kleine Unternehmen haben Chancen in vertikalen Branchen, wo es um die Effizienz der Prozesse geht. Letztendlich geht es um Vertrauen, die Integration von Arbeitsabläufen und die Nachhaltigkeit des Geschäftsmodells.

1. Die intelligente Büroarbeit hat sich verändert: Von „Chat-Assistenten“ zu „fähigen Kollegen“

Frühere KI-Bürowerkzeuge funktionierten wie „intelligente Texter“ – man bat sie, eine Besprechungssumme zu erstellen, und sie gaben einen Text zurück. Heutige intelligente Systeme (wie das Beispiel mit dem „Lobsterzüchten“ im Artikel) können selbstständig Aufgaben erledigen: Sie durchsuchen lokale Dateien nach Daten, bearbeiten Tabellen, erinnern Verantwortliche und leiten sogar Genehmigungsverfahren ein. Ein Beispiel: Früher half die KI bei der Erstellung von Plänen; heute kann sie den Plan direkt in das Kunden-System übertragen, in den Kalender eintragen und die betroffenen Personen daran erinnern, die Angelegenheit weiterzuverfolgen. Das ist es, was einen „digitalen Kollegen“ ausmacht – nicht nur ein sprachfähiges Tool.

2. Die drei Trumpfkarten der Großunternehmen: Jedes Unternehmen verfolgt einen eigenen Ansatz

Die Vorteile der drei großen Unternehmen im Bereich der intelligenten Büroarbeit unterscheiden sich deutlich:

• Tencent: Das Unternehmen profitiert von seiner umfassenden Plattform, zu der WeChat, Enterprise WeChat, Tencent Meeting und Dokumente gehören. WorkBuddy, das intelligente Büroprodukt von Tencent, nutzt diese Tools, um KI-Funktionen in die bestehenden Arbeitsabläufe zu integrieren. Tencent investiert viel Geld in diese Entwicklung – im zweiten Quartal 2026 stiegen die Kapitalausgaben um 176%, teilweise für die Bereitstellung von Rechenleistung für KI-Anwendungen.
• ByteDance: Das Unternehmen nutzt den Kontext der Arbeitsabläufe aus. In den Diensten wie Lark sind alle Gruppenchats, Besprechungsprotokolle, Dokumente und Aufgaben gespeichert. Die KI kann diese Informationen direkt nutzen, ohne dass man die Hintergründe erneut erklären muss. Zum Beispiel weiß das System, welche Versionen eines Dokuments bereits geändert wurden, wenn man es bearbeiten lässt.
• Alibaba: Alibaba setzt auf eine umfassende Technologieplattform, die von Chips über den Cloud-Dienst Alibaba Cloud bis hin zu den Büroanwendungen wie Qianwen reicht. Die Kapitalausgaben stiegen um 75%, und die Einnahmen aus KI-Diensten um 45%. Das Unternehmen setzt auf die Vorteile einer solchen umfassenden Lösung.

Tatsächlich geht es darum, wer in Zukunft die Kontrolle über Daten, Geld und Berechtigungen in Unternehmen übernehmen wird.

3. Vertrauen ist wichtiger als Technologie: Vier Hürden für die Einführung intelligenter Bürosysteme

Ob Unternehmen intelligente Bürosysteme einsetzen, hängt nicht davon ab, wie viel die KI leisten kann, sondern davon, ob sie diese vier Hürden überwinden können:

1. Genauer Kontext: Kann die KI erkennen, welche Datei die aktuellste ist und welche Details für den Kunden wichtig sind (z. B. dass der Kunde rote Schriftarten nicht mag)?

2. Kohärente Ausführung: Es ist einfach, einen Plan zu erstellen, aber es ist eine echte Herausforderung, diesen Plan in das Kunden-System, den Kalender oder das Genehmigungsverfahren zu übertragen.

3. Sichere Steuerung: Wer hat Zugriff auf die Daten? Wer genehmigt die Aktionen? Kann man bei Fehlern den Verantwortlichen identifizieren? Diese Aspekte sind wichtiger als die Leistung der KI-Modelle – Unternehmen achten darauf bei der Auswahl von Lösungen.

4. Tragfähige Kosten: Die wiederholte Nutzung von Tools und KI-Modellen führt zu hohen Kosten. Letztendlich zählt, ob eine Aufgabe auf Anhieb erfolgreich ist, wie oft Nacharbeiten erforderlich sind und wie hoch die Kosten pro Aufgabe sind – sowie, ob Kunden bereit sind, die Dienste weiterhin zu nutzen.

Die Investitionen der Großunternehmen zeigen, dass sie auf dem richtigen Weg sind – doch es bleibt abzuwarten, ob Unternehmen diese Systeme langfristig nutzen werden. Das Schwierigste bei Bürosoftware ist es, die Kunden auch im nächsten Jahr weiterhin zu begeistern und sogar noch wichtigere Prozesse (z. B. Finanzen) an digitale Systeme zu übertragen.

4. Chancen für kleine Unternehmen: Aufgaben, die Großunternehmen nicht übernehmen wollen

Kleine Unternehmen haben kaum Chancen, wenn es um allgemeine Bürotätigkeiten wie die Erstellung von PowerPoint-Präsentationen oder die Zusammenfassung von Besprechungen geht – solche Funktionen werden früher oder später kostenlos von großen Unternehmen angeboten. Wertvolle Prozesse in Unternehmen sind jedoch oft „nicht allgemein“: Zum Beispiel erfordert die rechtliche Due-Diligence die Bearbeitung vieler komplexer Verträge, die Pharmaindustrie muss sich mit Branchenregeln auseinandersetzen, und die internationale Steuerwesen erfordert die Berechnung verschiedener Steuersätze. Große Unternehmen können solche spezifischen Anforderungen mit Standardlösungen nicht bewältigen, da jede Branche eigene Regeln und Verantwortlichkeiten hat.

Der Vorteil kleiner Unternehmen liegt nicht in der Stärke ihrer KI-Modelle, sondern darin, dass sie besser verstehen, wie sie Aufgaben so erledigen, dass die Kunden zufrieden sind. Zum Beispiel müssen sie bei rechtlichen Due-Diligence-Anfragen wissen, welche Bestimmungen Risiken darstellen, und wie sie Berichte erstellen, die den Kundenanforderungen entsprechen. Um zu beurteilen, ob ein kleines Unternehmen erfolgreich ist, sollte man nicht nur die monatliche Nutzung betrachten, sondern auch die Erfolgsrate der Aufgaben, ob Kunden die Dienste wiederholt in Anspruch nehmen und ob die Dienste tatsächlich profitabel sind. Auch die Möglichkeit, die Dienste auf mehrere Abteilungen auszuweiten, ist ein wichtiger Indikator für die Kundenzufriedenheit.

5. Das Ziel der intelligenten Büroarbeit: „Verantwortungsbewusste digitale Kollegen“

Die endgültige Form der intelligenten Büroarbeit besteht nicht darin, einfach ein weiteres KI-Icon auf dem Computer zu haben, sondern darin, digitale Kollegen zu schaffen, die autorisiert sind, Aufgaben auszuführen und für Fehler verantwortlich gemacht werden können. Für Arbeitnehmer bedeutet das, nicht mehr nur vorgegebene Befehle auswendig lernen zu müssen, sondern verlässliche Datenquellen, wiederholbar verwendbare Prozesse und klare Akzeptanzkriterien zu kennen. Wer diese Erfahrungen strukturiert nutzt, kann von einem Ausführer zu jemandem werden, der KI-Anwendungen steuert.

Die eigentlichen Chancen liegen in Bereichen, die die Standardlösungen der Großunternehmen nicht abdecken – beispielsweise in spezifischen Compliance-Anforderungen einer Branche oder in einzigartigen Genehmigungsprozessen innerhalb eines Unternehmens. Wenn man nur eine Aufgabe an eine KI übertragen kann, welche Aufgabe würde man wählen – und welche Aufgabe würde man auf keinen Fall an eine KI übertragen wollen? Diese beiden Fragen zeigen die aktuellen Herausforderungen und Chancen im Bereich der intelligenten Büroarbeit.

(Fertig)