Zusammenfassung der Kerninhalte
Das Preissystem der von Unternehmen vereinbarten Hotels wird allmählich untergraben – auf den ersten Blick scheint es sich um die Peinlichkeit zu handeln, dass an der Rezeption Identitäten überprüft werden, doch dahinter verbirgt sich die Verwandlung des vereinbarten Preises von einem „vollständigen Managementmechanismus“ in ein „Preisschild, das willkürlich umgangen werden kann“. Der Ursprung des Problems liegt nicht darin, dass eine Partei etwas falsch gemacht hat, sondern darin, dass die Ziele der Unternehmen (Stabilität und Daten), der Hotelketten (ein System und Ordnung), der Verkaufsmitarbeiter in den Filialen (kurzfristige Leistungsergebnisse), der Mitarbeiter (niedrige Preise) sowie der Reiseverwaltungsunternehmen (Übersichtlichkeit) nicht aufeinander abgestimmt sind. Dadurch löst sich die ursprüngliche Zusammenarbeit, die auf dem Austausch von „Nachtzahlen gegen einen stabilen Service“ beruhte, auf – mit negativen Folgen für die langfristigen Interessen aller Beteiligten.
Aufschlüsselung und Interpretation
#### 1. Der vereinbarte Preis ist nicht nur „ein paar Euro günstiger“, sondern ein ganzes „Netzwerk der Reise Sicherheit“
Viele Menschen denken, dass der vereinbarte Preis einfach etwas weniger als der reguläre Preis ist, doch für Unternehmen handelt es sich dabei um einen „Paket-Service“. Das Unternehmen verspricht, seinen Mitarbeitern jedes Jahr eine bestimmte Anzahl von Übernachtungen zu ermöglichen („Nachtzahlen“), und das Hotel garantiert stabile Preise, verfügbare Buchungsmöglichkeiten, Abrechnungsunterstützung sowie Unterstützung bei Problemen (z. B. die Bereitstellung eines Ersatzzimmers, wenn das ursprüngliche Zimmer nicht verfügbar ist). Wenn Mitarbeiter geschäftlich in einem vereinbarten Hotel übernachten, müssen sie keine eigenen Kosten tragen; das System übernimmt direkt die Abrechnung. Sollte der Service des Hotels mangelhaft sein, kann das Unternehmen sich an die Zentrale des Hotels wenden. All diese Vorteile gehen über den reinen Preisvorteil hinaus. Doch die Mitarbeiter konzentrieren sich oft nur auf den sofortigen Nutzen: „Warum durch die Firmenkanäle gehen, wenn ich direkt beim Verkäufer 50 Euro sparen kann?“ Dabei übersehen sie die Sicherheit und den Komfort, die damit verbunden sind.
#### 2. Die „Verräter“, die das Abkommen umgehen, könnten Mitarbeiter des Hotels selbst sein
Das größte Problem für Unternehmen ist nicht der Online-Reservierungsdienst, sondern dass Verkaufsmitarbeiter in den Filialen aus Leistungsgründen gegen die Vereinbarungen verstoßen. Wenn Sie beispielsweise schon einmal in einem Hotel übernachtet haben und der Verkäufer Ihnen per WhatsApp anbietet: „Besuchen Sie mich nächstes Mal direkt – ich gebe Ihnen einen noch niedrigeren Preis als der Firmenvereinbarung, ohne dass Sie den regulären Prozess durchlaufen müssen“, liegt das daran, dass die KPIs der Verkaufsmitarbeiter in den Filialen auf der aktuellen Auslastung und den Umsätzen basieren. Für sie ist das langfristige Vereinsbarkeitssystem der Hotelkette keine Lösung für ihre kurzfristigen Ziele. Insbesondere bei internationalen Hotels kann der globale vereinbarte Preis höher sein als der lokale, temporäre Preis; dadurch haben die Verkaufsmitarbeiter mehr Spielraum und können Kunden für sich gewinnen – doch das führt dazu, dass die Vereinbarungen des Unternehmens wirkungslos bleiben: Die Mitarbeiter übernachten zwar weiterhin in diesem Hotel, aber die Daten werden nicht erfasst, und das Unternehmen erhält keine Vorteile aus den vereinbarten Nachtzahlen.
#### 3. Der „Verhandlungsspielraum“ der Unternehmen wird heimlich geschwächt
Bei Verhandlungen mit Hotels basieren die Unternehmen auf dem Prinzip: „Ich biete Ihnen eine bestimmte Anzahl von Übernachtungen an – wie viel Rabatt erhalten Sie im Gegenzug?“ Wenn ein Unternehmen beispielsweise in diesem Jahr 1000 Übernachtungen für das Hotel bereitgestellt hat, kann es nächstes Jahr verhandeln: „Ich habe Ihnen so viel Geschäft gebracht – können Sie den Preis noch weiter senken?“ Doch wenn die Mitarbeiter alle über andere Kanäle buchen und diese Nachtzahlen nicht erfasst werden, fehlen dem Unternehmen die Daten für die Verhandlungen. Schlimmer noch: Die Mitarbeiter fragen sich dann, ob der Einkaufsbereich überhaupt nützlich ist – schließlich scheint der von ihnen erreichte Preis niedriger zu sein als der durch die Firmenvereinbarung. Dabei vergessen sie, dass der Einkaufsbereich auf eine stabile Zusammenarbeit im Laufe des Jahres abzielt, während die Mitarbeiter nur nach kurzfristigen Preissenkungen suchen, die möglicherweise bereits nächsten Monat nicht mehr verfügbar sind.
#### 4. Hotels verdienen kurzfristig Geld, verlieren aber langfristig viel
Wenn Verkaufsmitarbeiter in den Filialen private Rabatte anbieten, scheint es auf den ersten Blick für alle Beteiligten vorteilhaft zu sein: Die Kunden sparen Geld, die Verkäufer erfüllen ihre Ziele, und das Hotel erhält mehr Übernachtungen. Doch langfristig gesehen ist das nicht immer der Fall. Unternehmen fragen sich dann, ob die Vereinbarungen überhaupt noch sinnvoll sind; sie könnten sich entscheiden, zu einem anderen Hotel zu wechseln. Die Kunden entwickeln außerdem die Gewohnheit, direkt bei den Verkäufern zu buchen, anstatt über die Firmenkanäle zu gehen. Zudem verliert die Hotelkette die Kontrolle über die Preise – wenn jede Filiale willkürlich Preise festlegt, wird das gesamte Preissystem des Unternehmens instabil. Ein Beispiel: Eine Hotelkette, die ursprünglich 30 % ihrer Umsätze durch Vereinbarungen erzielte, verliert diese Kunden aufgrund solcher Praktiken und zieht dadurch mehr Schaden als Nutzen.
#### 5. Reiseverwaltungsunternehmen werden zu „Zierobjekten“
Viele Unternehmen beauftragen Reiseverwaltungsunternehmen (TMCs) mit der Automatisierung von Buchungen, Genehmigungen und Abrechnungen, um die Geschäftsreisen ihrer Mitarbeiter zu organisieren. Doch wenn die Mitarbeiter alle über andere Kanäle buchen, werden die Systeme der TMCs nutzlos – es fehlen vollständige Daten, was die Analyse der Kosten sowie die Überwachung der Compliance erschwert (z. B. ob die Mitarbeiter in nicht vereinbarte Hotels übernachtet haben). Für multinationale Unternehmen ist dies besonders problematisch: Die Zentrale im Ausland benötigt Informationen zu den Reiseaktivitäten in China, erhält aber nur eine unvollständige Übersicht – wie können sie dann Berichte erstatten?
Fazit
Das Problem mit den vereinbarten Preisen lässt sich nicht durch einfache Maßnahmen wie die Überprüfung von Ausweisen an der Rezeption oder weitere Preisdrückungen lösen. Der Schlüssel liegt darin, die Ziele aller Beteiligten aufeinander abzustimmen: Die Hotelketten müssen klare Richtlinien für die Filialen festlegen, Unternehmen sollten den Mitarbeitern den „verborgenen Wert“ der vereinbarten Preise erklären, und Reiseverwaltungsunternehmen müssen Datenverluste rechtzeitig erkennen und darauf reagieren. Schließlich ist der vereinbarte Preis nie nur eine Zahl – er stellt vielmehr einen „Vertrauensvertrag“ zwischen Unternehmen, Hotels und Vertriebskanälen dar. Wenn dieser Vertrag nachlässt, profitiert niemand mehr davon.